Como organizar sua empresa e dividir as responsabilidades

É comum, especialmente nas pequenas empresas, ocorrer o acúmulo de múltiplas responsabilidades por uma única pessoa. Esta situação acontece em função da inexistência de uma divisão clara de papéis dos colaboradores, provocando reflexos negativos na produtividade da empresa.

A gestão moderna propõe que os cargos e setores de uma empresa não sejam estanques. De maneira geral, espera-se que os colaboradores possam, permanentemente, trocar informações e se ajudarem no desempenho de suas atividades.

O líder moderno se preocupa em elaborar planos de ação para dividir as responsabilidades entre os setores e, assim, atingir os resultados esperados. Delegar tarefas, por exemplo, é uma decisão que todo o dia o líder precisa tomar para distribuir melhor as ações estratégicas da empresa. Dessa forma, ameniza os riscos e mantém seus colaboradores atentos aos processos empresariais.

Ao contrário do que muitos pensam, delegar não é mandar e nem transferir responsabilidade para outra pessoa. O ato de delegar proporciona uma maior interação com a equipe de trabalho, exigindo um esforço coletivo no alcance das metas organizacionais. 

Outro grande benefício da delegação é o aumento da produtividade e da eficiência de trabalho, pois as pessoas se sentem corresponsáveis na execução das tarefas e ficam mais dispostas a alcançar bons resultados.

Um método interessante que pode ser utilizado para facilitar a distribuição de tarefas é a 5W2H. Sua estrutura tenta resolver um determinado problema através da resposta de sete perguntas básicas:

1. O quê? (What)

É a tarefa em si.  

2. Por quê? (Why)

Identifica a vantagem que será obtida ao realizar a tarefa. 

3. Como? (How)

Aqui estará descrita a ação que, provavelmente, irá concluir o objetivo da tarefa. 

4. Quem? (Who)

Quem irá realizar a tarefa. Se o objeto do plano de ação for um objetivo muito abrangente e contar com mais de um responsável pela realização, coloque o setor que irá realizá-lo. Se a tarefa for menor, indique o funcionário que irá realizá-la. 

5. Quando? (When) 

É o prazo para realização das ações. Pode ser dividido entre início e fim para medir a eficiência e a velocidade da solução aplicada. 

6. Onde? (Where)

Indica o local que será realizada a tarefa. 

7. Quanto? (How much)

Trata-se da avaliação do custo das ações. 

Clique aqui e conheça os principais pontos e as principais etapas para fazer essa organização através do instrumento de apoio gerencial, elaborado pelo Sebrae.

Fonte: Sebrae

Publicado em: 07/03/2018